Lecos GmbH
Lecos GmbH, Prager Straße 8, 04103 Leipzig
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5 Städte, 400 Kitas, 35.000 Betreuungsplätze

Die Kivan-Familie wächst weiter

Unübersichtliche Wartelisten und Mehrfachanmeldungen der Kinder in verschiedenen Einrichtungen prägen in vielen Städten die Vergabe von Kinderbetreuungsplätzen. In 2008 entwickelte die Lecos GmbH die webbasierte, modulare Fachanwendung Kivan. Sie berücksichtigt mit Eltern- und Verwaltungsportal sowohl die Bedürfnisse der Familien bei der Betreuungsplatzsuche als auch die Anforderungen von Kommune, Träger und Kitas an ein transparentes Platzvergabe-Management.

Kivan_-_Kita-Fachanwendung_für_die_BetreuungsplazuvergabeKivan wird immer beliebter
In Leipzig und Magdeburg ist die Fachanwendung schon seit einigen Jahren im Einsatz, nun haben auch die Große Kreisstadt Coswig und die Stadt Monheim am Rhein die Lecos GmbH damit beauftragt, Kivan bei ihnen einzuführen und zu betreiben. Bereits im letzten Jahr hatte sich die Große Kreisstadt Pirna für das Fachverfahren entschieden.
Damit die Anwendung pünktlich zum neuen Kita-Jahr zum Einsatz kommen kann, arbeitet der kommunale IT-Dienstleister aus Leipzig mit Hochdruck an der Einführung der Fachanwendung in den drei neuen Kivan-Kommunen.
Die Software zur Betreuungsplatzvergabe erfreut sich immer größerer Beliebtheit. In den fünf Kivan-Städten werden im neuen Kita-Jahr dann mehr als 400 Einrichtungen und über 35.000 Betreuungsplätze durch die Fachanwendung verwaltet. Weitere Kommunen sind an einer Einführung interessiert.

Transparent, nachvollziehbar und rechtssicher
„Die Einführung von Kivan ist nicht nur eine technische Aufgabe. Sie ist auch eine Herausforderung in organisatorischer und kommunikativer Hinsicht, denn eine Vielzahl von Beteiligten – die Träger, die Kindertagesstätten und die Stadtverwaltung – sind einzubeziehen und auf die Nutzung vorzubereiten.“ erläutert Sebastian Rauer, Geschäftsbereichsleiter Kundenservice bei der Lecos GmbH. „Von der IT-gestützten Modernisierung des Vergabeprozesses werden aber alle profitieren, denn Kivan gewährleistet eine rechtssichere Betreuungsplatzvergabe.“
Die größte Stärke der Anwendung ist, dass für die Eltern der Vergabeprozess transparent und nachvollziehbar wird. Sie haben eine zentrale Anlaufstelle und können bequem von der Couch aus ihre Wunsch-Kita suchen und ihr Kind anmelden.
„Kitas, Trägern und der Kommune stehen verschiedenste Funktionen zur Verfügung.“, erklärt Sebastian Rauer. „Sie erkennen beispielsweise tagaktuell die Auslastung aller vorhandenen Platzkapazitäten – unabhängig von Träger und Betreuungsform. Möglicher Bedarf wird frühzeitig erkannt und kann in die Planung einbezogen werden. Sie können das Verwaltungsportal gemeinsam nutzen und auf die gleiche Datenbasis zugreifen. Der Abstimmungsaufwand wird dadurch also insgesamt minimiert.“

Mit Kivan können Betreuungsplätze sowohl von Kindertagesstätten als auch Tagespflege oder Horte verwaltet werden. Durch übersichtliche Auswertungen wird die interne Ressourcenplanung unterstützt. Auch eine Funktion zur Beitragsberechnung ist integriert. Auf Kita-Ebene werden die Betreuungsverträge sowie die aus dem Elternportal eingehenden Platz-Reservierungen und Anmeldungen verwaltet. Das bisherige dezentrale Wartelisten-Prozedere wird dadurch überflüssig. Der automatische Datenabgleich mit bereits vorhandenen Reservierungen oder Verträgen verhindert zudem Mehrfachanmeldungen. Kivan bildet also den gesamten Vergabeprozess ab – von der Verwaltung der Kitaplätze über die Betreuungswünsche der Eltern bis hin zur tatsächlichen Platzvergabe und Vertragsunterzeichnung. Über Schnittstellen kommuniziert die Lösung mit anderen Anwendungen und kann schnell in die IT-gestützten kommunalen Prozesse eingebunden werden.

Kivan entwickelt sich weiter
Die Lecos GmbH arbeitet derzeit intensiv an der Weiterentwicklung der Kita-Software. Neben dem stetigen Ausbau des Funktionsumfangs steht auch ein Kooperationsprojekt mit der Dresdner Firma FuxMedia auf der Agenda. Die beiden sächsischen IT-Firmen arbeiten an einer Schnittstelle zwischen dem Kivan-Elternportal und der Verwaltungssoftware FuxKids. Während das Platzvergabe-System Kivan, bestehend aus Verwaltungs- und Elternportal, besonders den Bedürfnissen mittlerer und großer Kommunen angepasst ist, folgt man mit der Kooperation vor allem dem Wunsch vieler kleinerer Gemeinden, auch für sie ein webbasiertes Elternportal anzubieten.