Lecos GmbH
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Offene Standards: Stadt Leipzig arbeitet mit OpenOffice

*.odt, *.ods und *.odp heißen die Standard-Dokumentenformate in der Stadt Leipzig. Im Rahmen des dritten Auslieferungszyklus für neue Arbeitsplatztechnik 2012 bis 2015 stellte Lecos die städtischen PC-Arbeitsplätze von Microsoft Office auf das Open Source-Produkt OpenOffice um: Ein Projekt mit Herausforderungen.

Im April 2015 schloss Lecos das dritte Technik-Rollout bei der Stadtverwaltung Leipzig ab. In allen rund 50 Ämtern, Dezernaten und Fraktionen tauschte der IT-Dienstleister die Arbeitsplatztechnik wie PCs, Notebooks, Monitore und Drucker. Insgesamt wurden rund 4.400 Arbeitsplätze ausgestattet und 900 Drucker aufgestellt.

Parallel zu diesem Technik-Rollout in Leipzig führten die Stadtverwaltung und Lecos ein weiteres anspruchsvolles Projekt durch: Die verwaltungsweite Migration der Office-Anwendung. Statt des Microsoft-Produkts MS Office wurde auf allen Rechnern die lizenzkostenfreie Lösung OpenOffice als Standard-Anwendung installiert, die Open Document-Formate ODF als Standard für den internen und externen Datenaustausch in der Stadtverwaltung festgelegt. Die erforderliche Anpassung aller zentralen und ämterspezifischen Vorlagen und Formulare für die Verwendung unter OpenOffice erfolgte durch Lecos und die Formularverantwortlichen der Ämter.

 

OpenSource als Teil der Leipziger IT-Strategie

Mit der Migration auf OpenOffice setzte Lecos eines der strategischen IT-Ziele der Stadt Leipzig sowie einen Beschluss des Stadtrates um. Das „Arbeitsprogramm 2020“ des Leipziger Oberbürgermeisters sieht darüber hinaus einen weiteren Ausbau des Einsatzes von Open Source-Anwendungen in den kommenden Jahren vor.

Dem Projekt bereits 2011 vorausgegangen waren eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sowie eine Machbarkeitsstudie mit Pilottest in drei Ämtern der Verwaltung. Im Rahmen der Studien erwies sich die Open Source-Lösung langfristig als wirtschaftlicher als die Lizenzlösung des Branchenriesen. Neben der lizenzkostenfreien Nutzung sprachen auch die geringere Abhängigkeit von den Microsoft-Produkten sowie ein vergleichsweise geringerer Schulungsaufwand für OpenOffice.

 

Ohne Ausnahmen geht es nicht

Knapp zwei Drittel der Angestellten der Stadtverwaltung arbeiten heute ausschließlich mit OpenOffice. Sie haben die Anwendung gut angenommen. Für rund 1.600 Rechner wurden Ausnahmen genehmigt und zusätzlich MS Office 2010 installiert. „Diese Ausnahmen überraschen nicht“, bestätigt Dr. Christian Aegerter, Leiter des Hauptamtes der Stadtverwaltung Leipzig. „Bereits beim Start des Projekts war klar, dass aufgrund der Rahmenbedingungen nicht an allen Arbeitsplätzen ausschließlich mit OpenOffice gearbeitet werden kann. Diese Arbeitsplätze wurden schon während der Vorbereitung des Rollouts ermittelt.“ Weitere Aus-nahmen werden nur bei Erfüllung definierter Kriterien genehmigt, bestehende Ausnahmefrei-gaben regelmäßig auf ihre Notwendigkeit überprüft.

 

Wenige Fachanwendungen unterstützen OpenSource

Ein Großteil der genehmigten Ausnahmen steht im Zusammenhang mit einem Fachverfahren. Etwa 180 Verfahren mit MS Office-Schnittstelle, zum Beispiel für die Ausgabe von Formularen und Bescheiden, sind in der Stadtverwaltung Leipzig im Einsatz. Eine auf die Schnittstellenanalyse folgende Herstellerabfrage ergab, dass nur sehr wenige dieser Anwendungen auch OpenOffice unterstützen.

Der Aufwand für eine Migration der Schnittstellen ist hoch. Vergleichsweise wenig Anwendungen – vorrangig die Eigenentwicklungen von Lecos, aber auch das Dokumentenmanagementsystem und eine Software für das Sozialamt – wurden bisher umgestellt. Weiterhin wurden in Zusammenarbeit mit externen Firmen kleinere Aufträge zu OpenOffice umgesetzt, die den vorhandenen Funktionsumfang des Programms erweitern, beispielsweise die Funktion „Suchen und Ersetzen“.

Die Funktionalität zu OpenOffice wird künftig in Vergabeverfahren der Stadtverwaltung für Software im technischen Pflichtenheft als Standard-Office-Paket abgefragt. Alle neuen IT-Verfahren, die nach dem Beschluss ausgeschrieben wurden, besitzen eine Schnittstelle zu Open Office, zum Beispiel ALLRIS, ProBAUG, OpenWebFM.

Weitere Ausnahmen begründen sich im Datenaustausch einzelner Verwaltungsmitarbeiter mit Behörden. Generell empfiehlt die Stadtverwaltung für die Kommunikation mit Externen PDF-Dokumente. Darauf wird auch auf der Internetseite der Stadt Leipzig hingewiesen. Doch gerade in der Kommunikation mit anderen Behörden auf Ebene von Land, Bund und Europäischer Union oder Fördermittelgebern, kann dies nicht immer durchgesetzt werden. Das dort oft eingesetzte, von Microsoft entwickelte Office Open XML-Format von Dokumenten wird nicht immer richtig dargestellt und kann in der derzeit in der Stadtverwaltung eingesetzten OpenOffice-Version nicht gespeichert werden.

 

Begleitendes Schulungsangebot

Um den Wechsel auf die neue Software so leicht wie möglich zu machen, wurden und wer-den die Mitarbeiter geschult. In Kooperation mit der Volkshochschule Leipzig werden Seminare für die OpenOffice-Anwendungen OpenOffice Writer, Calc und Impress angeboten – vom Grundlagen- bis zum Aufbaukurs, individuell auf den jeweiligen Kenntnisstand zugeschnitten. Die Datenverarbeitungsansprechpartner und Formularverantwortlichen intensivieren ihre Kenntnisse zu verschiedenen Themen außerdem in sogenannten Key User Workshops, die die Lecos durchführte.

Um die Verwaltungsmitarbeiter über die Schulungen hinaus qualifiziert begleiten zu können, baute Lecos schon im Vorfeld der Migration ein OpenOffice-Kompetenzcenter mit zwei Mitarbeitern auf. Sie leisten den 1st und 2nd Level Support zu OpenOffice-Themen und führen die Prüfung und Anpassung der Schnittstellen zu Fachverfahren fort.

Das OpenOffice-Kompetenzcenter ist weiterhin dafür zuständig, die Entwicklung von Open-Office zu verfolgen. Dies beinhaltet die Mitarbeit in verschiedenen Arbeitsgruppen zu Open-Office wie der Open Source Business Alliance OSBA und den regen Erfahrungsaustausch mit anderen OpenOffice anwendenden Kommunen ebenso wie den Test von neuen Versionen.

Außerdem entstand im Rahmen des Projektes ein OpenOffice-Wiki, das sehr gut durch die städtischen Nutzer angenommen wird. Es ist als Wissensdatenbank und elektronisches Lernmittel gedacht und stellt weiterführende Informationen bereit. Die Inhalte des Wikis werden sukzessive erweitert.

„Mit der Einführung von OpenOffice sind wir einen großen Schritt bei der Umsetzung der städtischen IT-Strategie gegangen. Angesichts der großen Zahl der Verwaltungsarbeitsplätze, für die wir eine Office-Lösung brauchen, sind die wirtschaftlichen Vorteile einer lizenzkostenfreien OpenSource-Lösung durchaus relevant“, resümiert Hauptamtsleiter Dr. Aegerter. „Wir waren uns der Herausforderungen, denen wir uns im Zusammenhang mit Fachanwendungen und der digitalen Kommunikation mit Externen heute noch gegenübersehen, von vornherein bewusst. Es ist nun an uns, geeignete Lösungen zu entwickeln. Wir sind nach wie vor davon überzeugt, dass eine herstellerunabhängige IT-Strategie die richtige und zukunftsweisende ist.“

Der Artikel ist auch erschienen in der Vitako aktuell – Ausgabe Lecos 3/2015.

Leipzig, 25. August 2015