Lecos GmbH
Lecos GmbH, Prager Straße 8, 04103 Leipzig
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Von der Akte zur Datei: Lecos baut Portfolio mit Digitalisierungscenter aus

Mit einem neu etablierten Digitalisierungscenter unterstützt Lecos Kommunen bei der Digitalisierung von Dokumenten, einer wichtigen Grundlage für die elektronische Aktenführung und medienbruchfreie Prozesse.

Auch wenn die Digitalisierungsdiskussion in den Kommunen deutschlandweit auf sehr unterschiedlichem Niveau geführt wird und die Zahl der ergriffenen Maßnahmen kaum stärker variieren könnte: Über die Vorteile und die Notwendigkeit, in den kommenden Jahren medienbruchfreie Verwaltungsprozesse zu etablieren, sind sich die Kommunen weitgehend einig. Digitale Dokumente sind ein wichtiger Schritt in diese Richtung.

Lecos hat mit der Eröffnung eines Digitalisierungs-Centers nun ihr Portfolio erweitert und unterstützt Verwaltungen dabei, analoge Alt-, Bestands- und Arbeitsakten in maschinenlesbare Dokumente zu verwandeln. Die Behörden profitieren von kürzeren und damit wirtschaftlicheren Durchlaufzeiten aufgrund digitaler Aktenrecherche sowie schnellem, zeitlich und örtlich flexiblem Zugriff auf alle zu einem Vorgang gehörigen Unterlagen. Pilotprojekt ist der Zentrale Rechnungseingang der Stadt Leipzig.

Rechtssicheres Digitalisieren

Die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ist bei der Digitalisierung beziehungsweise dem „ersetzenden Scannen“ behördlicher Unterlagen von zentraler Bedeutung. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BSI hat dazu die Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen TR-RESISCAN herausgegeben. Die Bundesarbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister VITAKO hat dazu eine Leitlinie formuliert, die eine praktische Hilfestellung zur Umsetzung der Richtlinie bietet. Wertvolle beratende Unterstützung erhielt Lecos darüber hinaus von DMI, dem führenden IT-Dienstleister für die revisionssichere Archivierung von Patientenakten. In der partnerschaftlichen Zusammenarbeit steht DMI mit Erfahrungswerten aus dem Bereich Scanning unterstützend zur Verfügung. Seit Juni 2016 ist DMI nach der Richtlinie TR-RESISCAN (TR-03138) zertifiziert.

Kompetenter Partner

„Wir sind DMI sehr dankbar für die kompetente Beratung und Begleitung im Rahmen des Aufbaus unserer Dienstleistung, nicht nur, was den rechtlichen Rahmen betrifft“ erläutert Katrin Gottschling, Leiterin Integrierte Vorgangsbearbeitung bei Lecos. „Auch die Einrichtung unseres Digitalisierungs-Centers haben wir angelehnt an die Empfehlungen von DMI und dem erprobten Model der DMI Servicestellen realisiert.“ Die Kooperation umfasst auch die Erweiterung unserer Dienstleistung um die digitale und physische Langzeitarchivierung.

„Die Kooperation mit Lecos passt hervorragend zu unseren Aktivitäten im kommunalen und behördlichen Umfeld. Durch die direkte Verbindung unserer Rechenzentren für die Übernahme und revisionssichere digitale Langzeitarchivierung bei Lecos erzeugter Daten haben wir hier zusammen einen weiteren und wichtigen Baustein für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie geschaffen. “ergänzt Axel Riemer, Leiter Unternehmenskommunikation bei DMI.

Digitalisieren ganz praktisch

Bevor es jedoch um die Art der langfristigen Archivierung geht, sind eine Vielzahl von Vorarbeiten und natürlich die Digitalisierung als solche erforderlich. In einem ersten Schritt erarbeitet Lecos mit dem Kunden eine Positiv-/Negativliste. Diese legt genau fest, welche Dokumente digitalisiert werden und welche auf Wunsch des Kunden oder aus Datenschutzgründen nicht verarbeitet werden dürfen.

Die physischen Akten selbst werden bei Lecos vorbereitet, d. h. ausgeheftet, entklammert, entfaltet, geglättet, entsprechend der mit dem Auftraggeber abgestimmten Positiv-/Negativliste aussortiert und hinsichtlich kritischer Formate, etwa kleine Notizzettel, gesichtet. Verarbeitet werden können alle Formate bis zu einer maximalen Größe von A3.

Der eigentliche Digitalisierungsprozess mit modernen Hochleistungsscannern erfolgt nach Registrierung der Dokumente über vorab aufgebrachte Scan-Barcodes. Sie sichern die ein ordnungsgemäßes, automatisiertes Trennen der Dokumente als Einzeldokument oder Gesamtakte. Die dabei entstehenden, maschinenlesbaren Datensätze werden im gewünschten Format als TIFF oder PDF/A direkt im Dokumenten-Management-System des Kunden abgelegt oder per SFTP-Server verschlüsselt zur Verfügung gestellt.

Elektronischer Post- und Rechnungseingang: Weiterer Ausbau geplant

„Aktuell ist der Bedarf der Akten-Digitalisierung und Archivierung  in den Kommunen groß, da erhebliche Mengen von Dokumenten in elektronische Form zu bringen sind“, sagt Katrin Gottschling. „Langfristig wird sich das Volumen jedoch einpegeln auf das Erfassen von Post- und Rechnungseingängen. Eine Dienstleistung, die wir weiter ausbauen.“

Ausführliche Informationen über unseren Partner DMI

Zur Leistung bei Lecos

 

Ihre Ansprechpartnerin:

Katrin Gottschling, Lecos

Katrin Gottschling
Leiterin Servicebereich Integrierte Vorgangsbearbeitung
Telefon: +49 341 2538-470
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