Lecos GmbH
Lecos GmbH, Prager Straße 8, 04103 Leipzig
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Standardisierte elektronische Datenübermittlung in Gesundheitsämtern

Die sächsischen Gesundheitsämter, die Sächsische Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung (SAKD), der Softwarehersteller easy-soft und die Stadt Leipzig mit ihrem IT-Dienstleister Lecos GmbH arbeiten gemeinsam an einem Projekt für eine standardisierte elektronische Datenübermittlung – innerbehördlich sowie zu Wirtschaft und Bürger.

Durchgängig digital soll sie sein, wirtschaftlich und bürgerfreundlich: Die Verwaltung der Zukunft. An einigen Stellen ist es bereits gelungen, Prozesse flexibel und medienbruchfrei aufzusetzen und Verwaltungsvorgänge zu automatisieren. In einem jetzt gestarteten, vom Freistaat Sachsen geförderten Kooperationsprojekt wollen die sächsischen Gesundheitsämter, die SAKD, easy-soft und Lecos die durchgängig elektronische Abbildung von Verwaltungsabläufen in Gesundheitsämtern im Freistaat Sachsen standardisieren und ausbauen. Dabei werden sowohl die innerbehördliche Kommunikation als auch die Kommunikation mit Partnerinstitutionen sowie der elektronische Zugang zur Verwaltung für die Bürger betrachtet.

Vorteilhaft ist dabei, dass alle dreizehn Gesundheitsämter sachsenweit einheitlich mit der Softwarelösung OctoWare®TN von der Dresdner Firma easy-soft arbeiten. Drei im Wesentlichen chronologisch aufeinander aufbauende Schwerpunkte prägen das Projekt. Dies sind die Entwicklung relevanter Datenschnittstellen, die Ermöglichung der mobilen Datenerfassung sowie die Verbesserung der Bürgerfreundlichkeit durch Bereitstellung von Online-Diensten.

Schnittstellen für automatisierte Datenflüsse

Der erste Schwerpunkt befasst sich mit der Entwicklung von Schnittstellen für die elektronische Datenübermittlung am Beispiel der Abbildung der Vorgangsbearbeitung nach Sächsischem Bestattungsgesetz (SächsBestG) zwischen den Gesundheitsämtern und ihren Partnerinstitutionen, etwa den Standesämtern, den Krematorien und Bestattungsunternehmen, sowie den kommunalen Kassenverfahren.

Die Schnittstelle für die automatisierte Datenübermittlung zwischen Gesundheits- und Standesamt wird in der Stadt Leipzig als Pilotkommune bereits erfolgreich praktisch genutzt. Sicher, datenschutzkonform und revisionssicher erhält das Gesundheitsamt Informationen über jeden im Standesamt erfassten Sterbefall. Die Mehrfacherfassung gleicher Daten oder zeitaufwändige telefonische Rückfragen zwischen den Ämtern gehören damit der Vergangenheit an, der Vorgang an sich erheblich beschleunigt. Termine und Fristen sind besser zu halten.

Ähnliche Ziele verfolgen die Projektbeteiligten auch mit Schaffung der anderen Schnittstellen. Etwa die bislang vorrangig papierbasiert-postalische und dadurch zeit- und kostenintensive Kommunikation zwischen Gesundheitsamt und Krematorium zur Übermittlung von Untersuchungsergebnissen und der erforderlichen Unbedenklichkeitsbescheinigung zur Feuerbestattung werden deutlich beschleunigt und wirtschaftlicher umgesetzt.

Bargeldlos zahlen

Auch an einer Schnittstelle zum kommunalen Kassenverfahren wird gearbeitet, um eine direkte Rechnungslegung aus dem Gesundheitsamtsverfahren OctoWare®TN zu ermöglichen. Darüber hinaus soll bürgerfreundlich die bargeldlose Bezahlfunktion integriert werden. Statt einen extra Weg zur Stadtkasse zurücklegen zu müssen, können Bürger Rechnungen etwa für die Ausstellung eines Gesundheitszeugnisses per Karte gleich vor Ort begleichen. Auch über das Barzahlen von Dienstleistungen der Verwaltung über den lokalen Einzelhandel wird nachgedacht.

Mobiles Arbeiten im Amt

Längst gehört mobiles Arbeiten ganz selbstverständlich zu unserer Gesellschaft, doch noch nicht überall sind die Voraussetzungen für effizientes mobiles Arbeiten geschaffen oder das Potenzial der Mobilität ausgeschöpft. Vor allem für die Außendiensttätigkeiten im Gesundheitsamt, zum Beispiel bei Hygienekontrollen oder den kinder- und jugendärztlichen bzw. -zahnärztlichen Untersuchungen in Kindertageseinrichtungen, ist „noch Luft nach oben“. Hier sind Technologien für die mobile Datenerfassung von großem Interesse. Gemeinsam mit Forschungspartnern an der Universität Leipzig entwickelt und erprobt Lecos Lösungen für die Formulargenerierung und die Synchronisation, mobil mit dem Tablet erfasster Daten mit der zentralen Datenbank des Fachverfahrens OctoWare®TN über Cloud-Dienste.

Vor Ort elektronisch erfasste Daten bedeuten nicht nur einen zeitlichen Vorteil. Fällt die aufwändige Übertragung von Handschriftprotokollen ins System weg, wird auch die Zahl von Erfassungsfehlern deutlich minimiert. Darüber hinaus verbessert der Einsatz von Tablets und die Nutzung sicherer Cloud-Dienste für die Datenübertragung die Arbeitsbedingungen für die Behördenmitarbeiter. Für den Zugriff und den Vergleich von Daten benötigen sie dann vor Ort weder dicke Aktenordner noch schwere Notebooks. Darüber werden lizenzkostenintensive Datenbankeninstallationen auf den Mitarbeiter-Notebooks obsolet. Eine erhebliche Entlastung für den kommunalen Haushalt.

Bürgerfreundlicher Zugang zum Amt

Die Schaffung einer Möglichkeit für Bürger und Unternehmen, Behördenangelegenheiten mit dem Gesundheitsamt online abzuwickeln, bildet den dritten Schwerpunkt des komplexen Projekts. So soll unter Nutzung eines Assistenten auf der Basiskomponente „Antragsmanagement“ des Freistaates Sachsen die Möglichkeit geschaffen werden, dass Angehörige von Heil- und Heilhilfsberufen ihre Niederlassung online anmelden sowie Änderungen rund um die Niederlassung online im Gesundheitsamt anzeigen können. Das spart Zeit für Bürger und Amt und ermöglicht durch verkürzte Bearbeitungswege auch eine Beschleunigung der Vorgangsabwicklung.

Bürgerfreundlichkeit und Zeitersparnis stehen auch im Fokus, wenn es um die Bereitstellung von Online-Formularen für die Bestattungsunternehmen geht.  Die Beantragung der Unbedenklichkeitsbescheinigungen zur Feuerbestattung sowie der Antrag auf Verlängerung der Bestattungsfrist sollen künftig elektronisch möglich sein. Bislang geht beides nur auf handschriftlichem Weg. Genutzt werden sollen für diesen Service der sächsische Formularservice sowie die virtuellen Postfächer der Gesundheitsämter.  Dadurch wird eine datenschutzkonforme und rechtssichere Datenübermittlung garantiert.

Das Gemeinschaftsprojekt ist auf drei Jahre angesetzt und wird vom Freistaat Sachsen mit 500.000 EUR gefördert. Ziel ist es, erste greifbare Ergebnisse bereits in 2018 vorlegen, testen und zum Teil produktiv setzen zu können. Die Erkenntnisse aus diesem Projekt können dann auch in anderen Ämtern Anwendung finden und umgesetzt werden.

Dieser Text ist auch erschienen in der Vitako aktuell, Ausgabe Lecos 2/2018