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Abschied vom Aktenberg: E-Akte und elektronische Umlaufmappe für die Stadt Leipzig

Akten-Digitalisierung - E-Akte in der Verwaltung

Die Stadtverwaltung Leipzig arbeitet intensiv an der flächendeckenden Einführung der E-Akte. Schrittweise werden in den nächsten Jahren alle Ämter und Referate umgestellt. Dabei unterstützen Erfahrungen aus drei Pilotämtern. Eine elektronische Umlaufmappe wird die medienbruchfreie Verwaltungsarbeit zusätzlich unterstützen.

Bis Ende 2022 müssen Kommunalverwaltungen ihre Leistungen auch digital zur Verfügung stellen. So sieht es das Onlinezugangsgesetz (OZG) vor. Doch nur mit einer elektronischen Aktenführung lässt sich ein verwaltungsintern wie verwaltungsübergreifend medienbruchfreier Austausch von Dokumenten – wie für einen funktionierenden Portalverbund im OZG erforderlich – realistisch leisten.

 

Nach Pilotämtern hat nun Vollstreckungsbehörde die E-Akte eingeführt

Bereits vor acht Jahren hat die Stadtverwaltung Leipzig gemeinsam mit ihrem IT-Partner Lecos begonnen, die elektronische Aktenführung in drei Pilotämtern zu testen. Die Erfahrungen, die bei der Einführung im Rechtsamt, im Amt für Bauordnung und Denkmalpflege sowie im Amt für Umweltschutz gemacht wurden, fließen nun in das Einführungskonzept für die weiteren Ämter und Referate ein. Insgesamt sind ca. 50 Organisationseinheiten mit rund 4.500 Nutzerinnen und Nutzern anzubinden. Grundlage der E-Akte in der Stadtverwaltung Leipzig ist das Dokumenten-Management-System (DMS) enaio® von Optimal Systems.

 

Einführung bei Vollstreckungsbehörde und Volkshochschule

Im März 2020 wird zunächst eine Abteilung der Stadtkasse, die Vollstreckungsbehörde, die elektronische Akte einführen. Das in Leipzig für Vollstreckungsangelegenheiten eingesetzte Fachverfahren avviso ist über eine Schnittstelle an enaio® angebunden. Posteingänge sowie in avviso erzeugte Dokumente werden über diese automatisch in den im DMS geführten Akten abgelegt. Das System übernimmt auch die Verschlagwortung der Dokumente aus dem Fachverfahren. Ein ähnliches Vorhaben will die Volkshochschule Leipzig bis zum Sommer 2020 umsetzen. Hier ist die Anbindung der Kursverwaltungssoftware KuferSQL an enaio geplant.

 

E-Akte erfordert Umdenken

„Es ist schon eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, sich von der Papierakte zu verabschieden. Das beginnt bei der notwendigen Standardisierung der Dokumentenablage auf Basis einer sachbezogenen Aktenstruktur und geht bei der Anpassung von Arbeitsabläufen zu medienbruchfreien Prozessen weiter“, sagt Carola Arnold, IT-Projektkoordinatorin bei der Stadt Leipzig. „Das heißt aber auch, dass wir jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter einbinden und ‚mitnehmen‘ müssen. Dabei liegen die Vorteile der E-Akte wie beispielsweise die verbesserte ämterübergreifende Zusammenarbeit, die beschleunigte Durchlaufzeit, automatisierte Aufbewahrungsfristen oder eine platzsparende Ablage auf der Hand. Aber es erfordert eben auch ein Umdenken.“

 

Lecos-ScanCenter ist Digitalisierungspartner

Voraussetzung für das Führen elektronischer Akten ist das rechts- und revisionssichere Digitalisieren von Dokumenten. Dafür arbeitet die Stadtverwaltung Leipzig mit dem nach TR RESISCAN zertifizierten Scan-Center von Lecos zusammen. Hier werden alle Posteingänge und Rechnungen in das digitale Format überführt und den entsprechenden digitalen Akten zugeführt. In Leipzig hat man sich dafür entschieden, alte Akten in Papierform zu behalten. Nur laufende Projekte werden überführt, neue Fälle ausschließlich digital bearbeitet.

Um den Start so reibungslos wie möglich zu gestalten, wurden im Rahmen einer Projektgruppe bereits im Vorfeld grundlegende Designs und Standards, etwa die künftige Ablagestruktur, festgelegt sowie ein Vorgehensmodell erarbeitet. Dabei wurden die in Analysegesprächen und mit Hilfe von Formularen abgefragten Besonderheiten der Ämter und Referate berücksichtigt. Leitlinien sollen ihnen den Start mit dem neuen System erleichtern. Darüber hinaus werden die 4.500 Nutzerinnen und Nutzer zur Schriftgutverwaltung und durch Lecos in der Nutzung des DMS zur elektronischen Aktenführung intensiv geschult.

 

Elektronische Umlaufmappe kommt

Mit Einführung der E-Akte wird die Stadt Leipzig auch die Umlaufmappe modernisieren. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Antrag zu genehmigen, eine Belehrung durchzuführen oder eine Information an einen bestimmten Personenkreis nachweislich verteilt werden muss. An die Stelle der Pappmappe ist für Leipzig nun eine „mit enaio®-Bordmitteln“ realisierte, elektronische Umlaufmappe in Planung.

Ihr Ansprechpartner

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Name
Katrin Gottschling
Position
Leiterin Servicebereich Integrierte Vorgangsbearbeitung
T
+49 341 2538-470

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