Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat die Lecos Ende 2023 erneut nach den Vorgaben der BSI ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz rezertifiziert und ihr damit erneut die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards bescheinigt. Die größte Änderung zu den Vorjahren: Die Lecos kann ihren Kunden bei der Umsetzung von Maßnahmen – nun offiziell bestätigt – einen „erhöhten“ Schutzbedarf zusichern.
Aktuelles
eVergabe: Stadt Leipzig nutzt Plattform für elektronische Vergabeverfahren
Seit Oktober 2020 nutzt die Stadtverwaltung Leipzig die Vergabeplattform eVergabe auch für Beschränkte Ausschreibungen. Die sächsische Kommune bildet nun die für öffentliche Auftraggeber wichtigsten Vergabearten und damit 95 Prozent ihres Auftragsvolumens vollelektronisch ab. Auch der dahinterliegende Workflow im AI Vergabemanager bis zur Zuschlagserteilung und Meldung der Statistikdaten erfolgt digital.
Bereits seit 2006 setzt die Stadt Leipzig für die Abwicklung ihrer Vergabeverfahren eine elektronische Lösung ein, lange bevor dies für öffentliche Auftraggeber verpflichtend wurde. Nach zehn Jahren erfolgreicher Nutzung sollte die eingesetzte Individualentwicklung eines Leipziger IT-Unternehmens aktualisiert, an neue rechtliche wie technische Rahmenbedingungen angepasst sowie hinsichtlich ihrer Funktionen erweitert werden. Die Kosten, aber auch der fachliche und technische Aufwand für die Stadtverwaltung und den betreuenden IT-Dienstleister Lecos stellten sich im direkten Vergleich zur Beschaffung einer Standardsoftware jedoch als nicht wirtschaftlich dar. Ein Neustart wurde erforderlich.
Zuschlag für eVergabe mit AI Vergabemanager
Anfang 2016 nahm eine Projektgruppe unter Leitung der IT-Koordination der Stadtverwaltung und der Lecos ihre Arbeit auf. In einem ersten Schritt erarbeitete sie einen umfassenden Anforderungskatalog an die neue Softwarelösung. Fachlich beratend unterstützten das Hauptamt (Abteilung Vergabe und Dienste), das Verkehrs- und Tiefbauamt, das Amt für Gebäudemanagement, sowie eine externe Beratungsfirma. An der Ausschreibung im EU-weiten Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb im Frühjahr 2017 – basierend auf Anforderungskatalog und Stadtratsbeschluss – beteiligten sich drei Unternehmen. Im Herbst erhielt schließlich der Anbieter des in Sachsen am weitesten verbreitetsten Verfahrens „AI Vergabemanager“ die jetzige evergabe GmbH zusammen mit dem Hersteller AI AG den Zuschlag.
eVergabe als Teil der Digitalisierungsstrategie
Bereits parallel zur Ausschreibung stimmte die Projektgruppe ihr weiteres Vorgehen mit Umsicht und Weitblick mit anderen e-Projekten in der Stadtverwaltung wie eAkte, eRechnung oder Dokumentenmanagement-System ab.
„Dabei ging es einerseits natürlich darum, die Entstehung von Insellösungen zu vermeiden. eVergabe soll und muss integrativer Teil eines funktionalen digitalen Ganzen sein. Nur dann kann digitale Verwaltung funktionieren“, erläuterte Torsten Böck, Fachadministrator eVergabe im Hauptamt. „Andererseits galt es aber auch, Anforderungen aus diesen Projekten an unser eVergabe-Thema zu definieren und uns abzugrenzen. Darüber hinaus waren eine Reihe von Fragen zur organisatorischen Prozessgestaltung zu beantworten. Schließlich wollten wir keinen analogen Ablauf 1:1 in einen digitalen überführen, sondern ihn den digitalen Möglichkeiten entsprechend anpassen, straffen und wirtschaftlich sinnvoll gestalten.“
Schrittweise Einführung der Vergabearten
Nach erfolgter Zuschlagerteilung passten die Projektgruppe die eVergabe-Software und die angebundene Managementlösung AI Vergabemanager in enger Zusammenarbeit mit dem Anbieter an die spezifischen Anforderungen der Stadtverwaltung an, etwa an geltende Abzeichnungsketten oder Formularbesonderheiten der Stadtverwaltung. Auch die erforderlichen Tests und die Schulung der gut 230 Mitarbeitenden in der Nutzung der Softwarelösung lag in der Verantwortung der Projektgruppe.
Nur ein Jahr später – pünktlich vor dem von der EU vorgegebenen Stichtag der ausschließlich elektronischen Vergabe im Oberschwellenbereich im Oktober 2018 – setzte die Stadt den AI Vergabemanager produktiv und schaltete in einem ersten Schritt das EU-weite, offene Verfahren für den Vergabemarktplatz frei.
„Unter der Maßgabe der notwendigen termingerechten Umsetzung, sollte das OV als erstes Verfahren produktive gehen, da diese häufigste oberschwellige Verfahrensart ist.“, sagt Steven Schulz, Abteilungsleiter Vergabe und Dienste im Hauptamt „Darüber hinaus liefert sie Basiselemente für die weiteren Ausschreibungsarten, angefangen etwa bei Rechte- und Rollenkonzept oder dem integrierten Terminrechner.“ Kurze Zeit später folgte die öffentliche Ausschreibung auf nationaler Ebene.
Vergaberechtsanpassungen bremsen eVergabe-Zeitplan aus
„Es ist ratsam, die Vergabearten schrittweise einzuführen“, so Kathrin Ferchland. „Bei der Überführung in logische und sinnvolle Workflows wollten wir mit größter Sorgfalt arbeiten. Es kommt darauf an, tatsächlich alle Formalien richtig umzusetzen und die vorgegebenen rechtlichen Rahmenbedingungen lückenlos einzuhalten.“ Damit auch wirklich alle Details bedacht werden, verstärkte ab 2018 das Amt für Stadtgrün und Gewässer die Projektgruppe eVergabe.
Doch der straff gestrickte Zeitplan bei der Produktivsetzung der Ausschreibungsarten wurde von weiteren umfassenden Anpassungen im Vergaberecht ausgebremst. Weitreichende Änderungen an der Softwarebasis waren notwendig und forderten die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden und des Herstellers.
Alle wichtigen kommunalen Vergabearten sind digital
Mit Verzögerung, aber auf rechtssicherer softwaretechnischer Grundlage führte die Stadt Leipzig im Liefer- und Dienstleistungsbereich in 2019 dann aber das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und zu Oktober 2020 auch die Beschränkte Ausschreibung ein. Damit bildet die sächsische Kommune nun vier der für die Stadtverwaltung und die kommunalen Eigenbetriebe wichtigen Vergabearten elektronisch ab. Diese machen 95 Prozent des gesamten Vergabevolumens aus. Im Nachgang folgen nun Vergabearten von eher nachrangiger Bedeutung.
Die Vergabeunterlagen für die Mehrzahl der Aufträge der Leipziger Stadtverwaltung stehen demnach für Bieter je nach Ausschreibungsform deutschland- wie EU-weit kostenfrei in elektronischer, jederzeit aktueller Form auf der Vergabeplattform evergabe.de zum Nachlesen und zum Download zur Verfügung. Interessierte Unternehmen haben nach Registrierung zudem die Möglichkeit, Fragen informationssicher an den Auftraggeber zu richten oder ein Angebot für die ausgeschriebenen Leistungen abzugeben.
Eingehende Angebote werden verschlüsselt und mit einem digitalen Zeitschloss versehen übertragen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die dazu berechtigten Stellen die Unterlagen erst nach Ablauf der vorgegebenen Angebotsfrist öffnen können.
Den verwaltungsinternen Ausschreibungs- und Vergabeprozess dokumentiert die Leipziger Stadtverwaltung rechtssicher im AI Vergabemanager. Die an die Vergabeplattform eVergabe angebundene Software leitet die Verwaltungsmitarbeitenden durch alle Ausschreibungsphasen von der Vorbereitung über die Veröffentlichung bis zur Angebotsprüfung und tatsächlichen Vergabe und unterstützt dabei mit dem stets aktuell verfügbaren und digital umgesetzten Vergaberecht.
Medienbruchfreie Kommunikation beschleunigt Abläufe
„Wir profitieren in mehrfacher Hinsicht von der ausschließlich elektronischen Abbildung des gesamten Vergabeprozesses“, zieht Kathrin Ferchland Bilanz. „Die Prozesse sind deutlich transparenter und besser steuerbar. Jeder einzelne Arbeitsschritt ist mitarbeitergenau nachvollziehbar und rechtskonform wie revisionssicher dokumentiert. Einzuhaltende Fristen und Termine geraten – übersichtlich dargestellt – nicht aus dem Fokus. Wir werden damit schneller und flexibler.“ Die Leipziger verzeichnen eine deutliche Verkürzung der reinen Bearbeitungszeit eines Verfahrens in der Software.
Medienbruchfreie elektronische Kommunikation mit den Bietern einerseits sowie der ebenso gestaltete verwaltungsinterne Dokumentenaustausch mit allen eingebundenen Ämtern wie etwa dem Rechnungsprüfungsamt beschleunigt alle Arbeitsschritte. Auch Angebotsöffnungen dauern erheblich kürzer als früher, Vergabevermerke oder Freigaben bspw. von Amtsleitern in der Abzeichnungsrunde liegen in Echtzeit beim nächsten Bearbeiter vor.
„Das ist nicht unerheblich, wenn man bedenkt, dass Leipzig allein in 2019 und 2020 über 1.000 Ausschreibungen durchgeführt hat, rund 670 im nationalen und weitere gut 370 im EU-weiten Verfahren“, so Torsten Böck, Fachadministrator eVergabe im Hauptamt.
Schnittstellen zu Drittsystemen für vollelektronische Beschaffung
Der AI Vergabemanager wird über Schnittstellen an Drittsysteme in die vorhandene IT-Infrastruktur der Stadt Leipzig und externer Stellen (z.B. Destatis) integriert. Um Datenfluss und Datenmenge im Vergabeverfahren so gering wie möglich zu halten, führen die Leipziger Verwaltungsmitarbeitenden die Dokumente laufender Ausschreibungen nur im AI Vergabemanager. Erst nach Ablauf eines definierten Zeitraumes werden die Akten abgeschlossener Vergaben zukünftig elektronisch in das über Schnittstellen angebundene anzubindende Dokumentenmanagement-System enaio® überführt und dort archiviert.
Darüber hinaus soll der Vergabemanager die Anwendung SAP als das in der Stadt Leipzig unterstützende Tool für Einkauf und Beschaffung angebunden werden. So können Bestellanforderungen direkt aus SAP in den Vergabemanager übertragen und als Grundlage für Vergabeverfahren genutzt werden. Zahlungsentscheidungen wiederum fließen automatisiert ins SAP zurück und werden dort in eine Bestellung oder einen Vertrag überführt.
Betrieb und technische Betreuung der Systeme erfolgen im Lecos-Rechenzentrum, die fachliche Administration in der Stadtverwaltung selbst. Das Einpflegen von Änderungen an den gesetzlichen Rahmenbedingungen verantworten neben dem Programmhersteller die Ämter selbst.
