Lecos hat die nächste Generation des E-Kitamanagement-Systems KIVAN veröffentlicht – mit neuen Funktionen in Eltern- und Verwaltungsportal, verbesserter Stabilität und Sicherheit sowie optimierter Benutzerfreundlichkeit.
Nutzerverhalten, gesetzliche Rahmenbedingungen wie Onlinezugangsgesetz (OZG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), technologische Möglichkeiten: Die Anforderungen an eine anwenderfreundliche und zuverlässig einsatzfähige Kita-Software haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Lecos entschied deshalb, das E-Kitamanagement-System KIVAN zu überarbeiten, es an neue technische Gegebenheiten anzupassen und um Funktionen zu ergänzen. Die Schwerpunkte lagen hierbei auf der Verbesserung des Elternportals, der Implementierung neuer Funktionen im Verwaltungsportal sowie der Stabilität und Sicherheit des Systems.
Noch in diesem Jahr wird das Update auf die dritte Version des Systems erfolgen – für alle Bestandskunden kostenlos, für Hosting-Kunden sogar automatisch. Neukunden können nur noch KIVAN 3 erwerben.
Benutzerfreundlicheres ElternportalDas neue Elternportal ist benutzerfreundlicher und leistungsfähiger. Insbesondere der Eingabeprozess wurde überarbeitet. Anstatt ein „erschlagendes“ Formular ausfüllen zu müssen, werden die Eltern nun step by step durch die Eingabe der erforderlichen Daten geleitet. „Dank verbesserter Such- und Filterfunktion sowie verkürzter Ladezeiten liefert das erweiterte Informationsangebot der Betreuungseinrichtungen den Eltern noch schneller als bisher aussagekräftige Informationen“, erklärt Roy Barthel, Leiter Vertrieb bei Lecos. Zudem wurden das integrierte Kartenmaterial und das Hilfesystem verbessert.
Mit KIVAN 3 wird der Zugriff zum Verwaltungsportal für Kitas, Träger und Kommunen einfacher. Die bürokratischen und ungeliebten Antrags- und Installationsprozesse für die notwendigen Zertifikate entfallen. Stattdessen erfolgt der Zugriff über eine neue Methode, die sogenannte Geräteregistrierung. Dabei handelt es sich um ein direkt im Verwaltungsportal integriertes Verfahren zum Identifizieren von Computern, die den Zugriff auf das Verwaltungsportal erhalten dürfen.
Darüber hinaus wurde das KIVAN-Verwaltungsportal um ein Tagespflegen-Vertretungssystem sowie ein mandantenübergreifendes Portal erweitert.
Vertretungssystem für Tagespflegen„Was tun, wenn sich die Tagespflege krankmeldet? Täglich stehen Eltern vor diesem Problem und wenden sich dann hilfesuchend an die Kommune oder den Träger“, so Barthel. „Wir geben beiden Institutionen mit KIVAN 3 nun ein Werkzeug an die Hand, mit dem sie in solchen Fällen schnell helfen können.“ Entscheiden sich Kunden für den Erwerb des Moduls „Tagespflegevertretung“, können Eltern in diesem Fall schnell helfen. Dafür werden in einem in das Verwaltungsportal integrierten System Stützpunkte und Tagespflegepersonen erfasst. Es entsteht ein Netzwerk an Vertretern. Fällt die reguläre Tagespflegeperson nun aus, kann anhand der Verträge, der Abwesenheiten der Vertreter selbst und der bestehenden Vertretungen aus dieser Datenbank ein passender Ersatz gesucht, gefunden und zugewiesen werden. Pro Kind kann dabei individuell entschieden werden, welcher Ersatz-Tagespflege es zugewiesen werden soll oder ob ein Ersatz überhaupt erwünscht ist.
Eine weitere Verbesserung konnte mit der Entwicklung des mandantenübergreifenden Portals „smart konnekt“ erzielt werden. Besonders für kommunenübergreifende Träger und Landkreise stellt diese Neuerung eine erhebliche Arbeitserleichterung dar.
Bisher mussten sie sich für jeden Mandanten, also zum Beispiel jede Kita oder jede Kommune, einzeln einloggen, um Zugriff auf die Daten zu erhalten. Mit „smart konnekt“ ist ab sofort nur noch ein Login für ein Verwaltungsportal nötig. Ohne zusätzlichen Aufwand wechselt der Bearbeitende nun zwischen den unterschiedlichen Mandanten.
„Alle Neuerungen an KIVAN wurden nah am und mit den Kunden entwickelt“, erklärt Roy Barthel. „Es ist für uns sehr wichtig, diesen Kontakt zu halten und Hinweise der Anwender aufzugreifen, um ein nutzerfreundliches und hilfreiches Produkt zu haben.“ Auch in den kommenden Wochen werden weitere Funktionen und Systeme hinzukommen, welche das Arbeiten mit KIVAN noch komfortabler gestalten werden.
Die Lecos hat im März per Zulassungsbescheid vom Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) den Status „gültig“ erhalten. Das bedeutet, dass die im Lecos-Rechenzentrum gehosteten i-Kfz-Portalmandanten unserer Kunden weiterhin mit dem KBA kommunizieren können.
Personalabrechnung
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Die Lecos unterstützt bereits seit mehreren Jahren kommunale Kunden und Eigenbetriebe bei der Digitalisierung ihres Personalmanagements sowie bei der Personalabrechnung. Als Basis für beide Leistungen nutzt Lecos die Software LogaHR von P&I und passt diese ebenso wie die eigenen Abläufe kontinuierlich an die Kundenanforderungen an.