Scan-Dienstleistungen

Scan-Servicekette

Voranalyse

Zunächst beurteilen wir im Rahmen einer Voranalyse den Zustand Ihrer Alt- und Bestandsakten, um gemeinsam mit Ihnen das weitere Vorgehen abzustimmen.
Registrierung

Die Registrierung der zu digitalisierenden Dokumente erfolgt durch Aufbringen eines Barcodes und Scannen dieses Codes.
Transport

Den Transport Ihrer Dokumente können Sie über Ihre eigenen Kuriere organisieren oder alternativ den Service der gesicherten Abholung durch unsere Versanddienstleister nutzen. Für die Posteingangsdigitalisierung bieten wir zur Wahrung von Fristen ein Sammelpostfach für Ihr Unternehmen bei Lecos an.
Vorbereitung

Für die Vorbereitung der Dokumente werden diese sortiert, getrennt, entheftet und geglättet, Posteingänge werden geöffnet. Alle Dokumente erhalten außerdem eine eineindeutige Vorgangs- und Stapelnummer.
Digitalisierung

Die Digitalisierung ist ein vollautomatischer Prozess, bei dem Ihre Dokumente in digitale Daten umgewandelt werden. Dabei erfolgen Klassifizierung und Indexierung der Dokumente sowie die Extraktion und Erfassung von Daten, um diese für andere Anwendungen medienbruchfrei bereitzustellen.
Bereitstellung

Nach Validierung der Digitalisierungsqualität durch Sichtprüfung erfolgt die Bereitstellung Ihrer Daten im TIFF- oder dem für die Langzeitarchivierung geeigneten PDF/A-Format. Die Daten werden gesichert und verschlüsselt über einen SFTP-Server bereitgestellt.
Nachbereitung

Art und Umfang der Nachbereitung Ihrer Dokumente stimmen wir im Vorfeld mit Ihnen ab. Nach Wunsch vernichten wir Ihre Dokumente datenschutzkonform, archivieren diese für Sie oder senden Sie Ihnen in vorab vereinbarter Nachbereitungsqualität zurück.