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Ersetzendes Scannen: Pilotprojekt in der Stadtverwaltung Leipzig gestartet

Ersetzendes Scannen digitale Signatur

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Mitte Januar 2022 starten Stadtkasse und Marktamt gemeinsam mit Lecos das Pilotprojekt zum Ersetzenden Scannen der Eingangspost. Lecos und die Stadtverwaltung Leipzig geht damit einen weiteren Schritt bei der Schaffung der Grundlagen für die weitere flächendeckende Einführung der elektronischen Aktenführung.

 

Seit Herbst 2019 ist die Lecos vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach TR-RESISCAN zertifiziert. Das bedeutet, dass der Digitalisierungsprozess technisch und organisatorisch dem Standard „BSI TR-03138 Technische Richtlinie Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)“ entspricht. Damit hat Lecos die Voraussetzungen geschaffen, kommunale Kunden wie die Stadt Leipzig auf ihrem Weg ins papierarme Amt zu unterstützen.

 

Elektronisches Siegel gewährleistet Rechtssicherheit der digitalen Dokumente

Am 17. Januar 2022 startet die Lecos nun mit der Stadtkasse und dem Marktamt das Pilotprojekt zum Ersetzenden Scannen des Posteingangs. Dabei werden die Digitalisate zum einen mit einem elektronischen Siegel der Stadt Leipzig versehen und ins Dokumentenmanagement enaio® übergeben. Parallel werden die entstandenen elektronischen Dokumente als originales Digitalisat unveränderbar an einen Langzeitspeicher übergeben. Das aufgebrachte Siegel beruht auf einem digitalen Zertifikat und weist als Signaturwerkzeug für den im Lecos-Scancenter erstellten Scan zum einen den Ursprung, also die Authentizität des Dokuments, als auch dessen Unversehrtheit, die Integrität, nach. Dadurch ist sichergestellt, dass der Beweiswert der originalen Papierversion auf sein digitales Abbild übergeht.

 

„Bereits jetzt wird die Eingangspost für die Ämter und Büros, die bereits mit der E-Akte arbeiten, kopierend eingescannt“, erklärt Carola Arnold, Projektleiterin des Basisdienstes Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung bei der Stadt Leipzig. “Anders als bisher ist es nun aber nicht mehr erforderlich, die Posteingangsdokumente zusätzlich in Papierform ans Amt zu senden und dort abzulegen. Sie werden nun nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen von der Lecos datenschutzkonform entsorgt und vernichtet werden. Das spart uns im Amt viel Platz.“

 

Sollte dennoch einmal ein Dokument zusätzlich im Original benötigt werden, können die zuständigen Sachbearbeiter/-innen dies über eine neue Funktion im DMS schnell und unkompliziert innerhalb der genannten Aufbewahrungsfrist im Scancenter der Lecos nachvollziehbar abfordern.

 

Produktivstart im 2. Quartal 2022

Der Produktivstart für das Ersetzende Scannen ist für das zweite Quartal 2022 geplant. Es handelt sich dabei um ein Teilprojekt bei der Einführung der E-Akte. Das heißt, Ämter und Organisationseinheiten, in denen die elektronische Aktenführung neu eingeführt wird, starten im Posteingangsprozess gleich mit dem Ersetzenden Scannen. Bereits auf die E-Akte umgestellte Ämter, deren Posteingang momentan noch kopierend gescannt wird, zieht Lecos sukzessive nach und bindet sie in das Ersetzende Scannen ein.

 

„Es ist toll, dass wir damit nun einen weiteren wichtigen Schritt tun, um die verwaltungsinterne Zusammenarbeit medienbruchfrei und damit wirtschaftlich zu gestalten“, freut sich Carola Arnold.

 

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