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Lecos unterstützt bei der Digitalisierung der Personalarbeit

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Die Lecos unterstützt bereits seit mehreren Jahren kommunale Kunden und Eigenbetriebe bei der Digitalisierung ihres Personalmanagements sowie bei der Personalabrechnung. Als Basis für beide Leistungen nutzt Lecos die Software LogaHR von P&I und passt diese ebenso wie die eigenen Abläufe kontinuierlich an die Kundenanforderungen an.

Mehr Zeit für strategische Personal-Kernaufgaben, einfache, schnelle und transparente Personalprozesse: Digitale Personalarbeit bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Die Stadt Leipzig und ihre Eigenbetriebe vertrauen deshalb ebenso wie beispielsweise die Unternehmen der Leipziger Gruppe, die Städtischen Altenpflegeheime, die Oper Leipzig, das Bach-Archiv auf die Leistungen der Lecos in diesem Bereich.

Für insgesamt 34 Mandanten betreibt und betreut der IT-Dienstleister die HR-Lösung im eigenen BSI-zertifizierten Rechenzentrum und übernimmt die Personalabrechnung von in Summe 21.000 Abrechnungsfällen.

Lecos setzt LogaHR auch für die eigene Personalarbeit ein. Der große Vorteil dabei ist, dass dem kommunalen IT-Dienstleister die eigenen Erfahrungen mit der Software beim Kundeneinsatz zugutekommen. Neue Lösungsideen werden intern auf Machbarkeit und – nach einer entsprechenden Entwicklungsphase – anschließend im Live-Betrieb getestet.

Komplexe Kundenanforderungen werden Dank langjähriger Expertise gelöst

Gert Altmann – Pixabay

Mit diesem Vorgehen gelingt auch die Umsetzung sehr komplexer Kundenanforderungen, wie sie etwa die Stadt Leipzig für den Bereich Payroll (Abrechnung) hatte: Die Verwaltung und ihre Ämter benötigten dafür spezielle, softwareseitige Aufbereitungen, damit die Personalverantwortlichen effizient arbeiten können.

Diese Anpassungen hat die Lecos im Hinblick auf die individuellen Bedarfe vorgenommen, die Software flexibel gestaltet, intern getestet und anschließend in den jeweiligen Bereichen der Stadt ausgerollt. Damit unterstützt die Lecos die Effizienzsteigerung des Personalmanagements bei ihrem Kunden und verbessert zusätzlich die Qualität sowie die Aktualität der Softwarelösung.

Innovative Automatisierungslösung reduziert Arbeitsaufwände deutlich

Digital transformation

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Eine wichtige Innovation gelang der Lecos mit der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen bei der Personalabrechnung. Innerhalb weniger Monate entstand der sogenannte „Loga-Automat“. Diese Sammlung automatisierter Prozesse entlastet das für die Personalabrechnung verantwortliche Team von bislang aufwändig händisch und damit auch fehleranfällig ausgeführten Abläufen, etwa beim Datenabgleich oder der Datenübernahme.

Diese repetitiven Aufgaben, die unter anderem beim Meldewesen und den Abrechnungsläufen anfallen, können die Nutzer/-innen nun mit wenigen Klicks erledigen. Der gesparte Aufwand ist enorm – so konnte das Team den zeitlichen Aufwand je nach Aufgabe und Umfang der Abläufe um 60 bis 75 Prozent reduzieren. Davon profitieren auch die Kunden.

Erfolg durch agile Teamstrukturen und Arbeitsabläufe

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Damit das gelingen konnte, hat sich das Team, das in der Lecos die Fachanwendung betreut, anders aufgestellt und Mitarbeitende mit unterschiedlichen Fachkenntnissen hereingeholt. Dies ermöglichte neue, frische Blickwinkel auf die Arbeit mit der Software. Zusätzlich wurden die Teamaufgaben mit dem Fokus auf Agilität neu organisiert.

Unter diesen Voraussetzungen entstand – basierend auf einer Idee aus dem Team – die Möglichkeit, eine interne „Task-Force“ zu bilden, die sich in einem „Schutzraum“ ausschließlich dem Projekt der Prozessautomatisierung bei LogaHR gewidmet hat und woraus schlussendlich der „Loga-Automat“ entstanden ist. Ein Erfolg für das Team, die Lecos und den Kunden!

Automatisiertes Softwaretesting erhöht Sicherheit und Entlastet Mitarbeitende

Daran möchte die Lecos anknüpfen und treibt diese Art des projektgetriebenen Entwickelns beziehungswiese Experimentierens auch in anderen Teams voran. Für den Bereich LogaHR steht das Fokusgebiet 2024 auch schon fest: Die Automatisierung soll auf den Bereich Testing ausgerollt werden.

Das Ziel ist hierbei, das Aufspielen von Softwareaktualisierungen zu erleichtern und zu beschleunigen, denn die neuen Versionen werden jedes Mal aufwändig manuell getestet, bevor sie bei den Kunden aufgespielt werden. Dadurch entstehen mehrere, positive Effekte: Einerseits erhöht sich die Softwaresicherheit, wenn die neuen Versionen schneller aufgespielt werden können, und andererseits werden die Mitarbeitenden bei steigender Effizienz entlastet.

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